Quản lý và xử lý e-mail sử dụng GTD

Quản lý và xử lý e-mail

(Hãy tự phân loại e-mail của mình thay vì dùng công cụ đặt luật (rule))

Trong bài “luật 2 phút” tôi có nói đến mô hình Getting Things Done (GTD) của Allen và có vẽ cái mô hình GTD nhưng chưa nói gì thêm đúng không nhẩy?

gtd_principle.jpg

Bạn có thể đọc thêm ý nghĩa của mô hình GTD này ở trên wiki, còn tôi chỉ muốn chia sẻ với các bạn là tôi áp dụng nó trong công việc hàng ngày của tôi như thế nào thôi.

Với những người làm việc văn phòng thì e-mail là một công cụ không thể thiếu để liên lạc và trao đổi công việc: khách hàng gửi e-mail hỏi về sản phẩm, sếp gửi e-mail giao dịch, em út gửi e-mail hẹn hò, bạn bè gọi đi chơi và spam mail gửi e-mail quảng cáo…Tóm lại, công việc của chúng ta gần như lệ thuộc rất nhiều với hệ thống e-mail, nếu chúng ta không biết cách quản lý công việc liên quan đến email thì đôi khi ta bị ngập lụt với nó.

Các hệ thống e-mail như là Microsoft Outlook cung cấp cho chúng ta một công cụ tưởng chừng như là rất hiệu nghiệm là công cụ đặt luật để chuyển e-mail đến những nơi thích hợp. Nhưng tiếc thay công cụ này chỉ dùng để sắp xếp e-mail theo folder là còn có ý nghĩa nhưng nội dung (công việc) trong e-mail đó như thế nào và sử lý ra sao thì việc đặt luật chẳng thể xử lý được. Nói cách khác: Bản chất của việc nhận e-mail là việc nhận và xử lý công việc (gọi chung là quản lý công việc), nên việc sắp xếp e-mail theo một rule đặt trước chẳng có ý nghĩa gì cả, mà việc xử lý công việc liên quan đến e-mail đó mới quan trọng.

Khi đọc GTD tôi thử áp dụng luôn vào việc quản lý công việc liên quan đến e-mail của mình, và kết quả thật tuyệt vời, tôi không còn bị rối tung lên bởi đống e-mail của mình nữa, công việc liên quan đến e-mail được xử lý một cách nhanh gọn, và hợp lý. Đó là cách mà tôi luôn giữ cho hộp INBOX của mình luôn trống (empty).

e-mail_gtd_1.gif

Bước 1: Xóa tất cả các rules mà bạn đã lập, và hãy xác định cho mình là bạn sẽ tự phân loại e-mail bằng tay.

Bước 2: Tạo các folders tối thiểu như trên:

  • Next-Answer: dùng để lưu các e-mail mà bạn sẽ trả lời (hoặc xử lý công việc liên quan) trong thời gian ngắn nhất có thể
  • Waiting List: dùng để lưu các e-mail mà bạn sẽ trả lời (hoặc xử lý công việc liên quan) khi có thêm thông tin bổ xung, hoặc cần phải đợi một điều gì đó nữa.
  • Someday/Maybe: Dùng để lưu các e-mail mà bạn sẽ trả lời trong một thời gian nào đó mà không cần gấp lắm.
  • Archive: Hòm thư dùng để sao lưu các e-mail trong quá khứ (ví dụ những e-mail trong năm 2006)
  • References: Hòm thư dùng để lưu trữ các e-mail tuy bạn không phải xử lý trực tiếp nhưng những thông tin đó có giá trị và có thể bạn sẽ dùng về sau. Ví dụ như e-mail của đối tác giới thiệu về một sản phẩm mới.
  • Trash: Đây là hòm thư để bạn vứt những mail rác, mail không liên quan đến và không phải việc mà mình xử lý.

Bước 3: Tự phân phối và quyết định phương thức xử lý e-mail theo mô hình GTD.

(Bạn xem lại 1 lần mô hình GTD ở trên)

Vì không có rule nào được đặt nên tất cả các e-mail mới đều nằm trong hòm INBOX, khi e-mail đến, việc đầu tiên là bạn đọc lướt nội dung của nó (What is it?) và quyết định xem nó xứng đáng phải đặt vào đâu (actionable?). Nếu e-mail có nội dung chẳng liên quan đến mình thì ngay lập tức kéo thả vào hòm Trash (hoặc nhấn phím delete cho nhanh). Xin lưu ý với các bạn là các hòm thư web-based hiện nay(như là gmail &yahoo) đều đã hỗ trợ tính năng kéo thả nên việc vứt e-mail vào đâu đơn giản như là ném một vật vào thùng rác hay trưng nó trên tủ kính.

e-mail_drap_n_drop.gif

Trong trường hợp e-mail đó có nội dung không liên quan đến mình, nhưng nội dung (hoặc file đính kèm) có thể mình sẽ dùng đến về sau, thì bạn kéo-thả nó vào hòm thư “References”.

Còn nếu e-mail mà bạn vừa đọc có liên quan đến mình (Actionable), và bạn có thể trả lời/xử lý ngay trong 2 phút thì bạn nên trả lời ngay. Còn nếu lớn hơn thì bạn kéo/thả vào hòm “Next Answer”.

Hòm “Waiting” dùng để bạn chứa các e-mail mà bạn sẽ xử lý công việc liên quan khi có thêm thông tin nữa. Ví dụ như là: bạn chỉ trả lời tỉ lệ giảm giá (discount) cho khách hàng khi có được e-mail confirm của sếp.

Hòm Someday/Maybe: Dùng để lưu các e-mail mà bạn sẽ trả lời trong một thời gian nào đó mà không cần gấp lắm.

Với cách sử dụng e-mail như trên tôi luôn quản lý các công việc rất trôi chảy và hợp lý và luôn giữ cho INBOX mình luôn empty.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: