Teamwork in academic environment, kinh nghiệm cóp nhặt và ghi lại

Những gì Ngọc viết sau đây có lẽ là không mới với nhiều người, nhưng tớ nghĩ là vẫn có ích và mong mọi người cùng bổ xung những quan điểm và kinh nghiệm quý báu của mình nhằm rèn luyện kỹ năng tổ chức và quản lý hoạt động nhóm được một cách tốt hơn.


0. Giới thiệu

Trong thời gian học MBA đã mang lại cho Ngọc khá nhiều kinh nghiệm khi tổ chức và quản lý và hoạt động theo nhóm. Gần như tất cả các môn học Giáo Sư đều bắt sinh viên làm các đề tài kha khá lớn và phức tạp, đòi hỏi tính teamwork phải cực cao. Nhóm mà Ngọc mô tả dưới đây tầm từ 8 đến 9 người, đa phần là những anh/chị/em đã đi làm và có rất nhiều người là manager, chính vì thế nên thời gian nhóm gặp nhau thường rất ít và cái “tôi” thường xuất hiện nhiều trong nhóm. Ngọc không nghĩ cách giải quyết của mình là hay, nhưng nó work-well🙂.


1. Tổ chức

Thường thì ai cũng nghĩ là một nhóm phải có một nhóm trưởng và có thể có 1 hay nhiều nhóm phó phụ trách cái gì đó trong một thời gian dài. Nhưng nhóm 6 tớ thì đang thử nghiệm mô hình khác: Mỗi một assignment sẽ có 1 nhóm trưởng. Nhóm tớ nghĩ rằng ai cũng có thể là nhóm trưởng và bản chất là khá nhiều người thích lead, vậy tại sao không để cơ hội để mọi người tập lead. Và một điều nữa là khi mọi người lead thì mọi người mới cảm nhận được trách nhiệm của người lead để khi họ làm member họ sẽ hiểu hơn những “vấn đề” của người lead sẽ gặp phải.

2. Luật lệ:

Rõ ràng là khi lập nhóm cần phải có những luật lệ để kiểm soát và nâng cao trách nhiệm của mọi người. Một số luật lệ mà khi trao đổi với một số nhóm trưởng thấy họ có áp dụng là:

– Đi họp muộn phạt xxx đồng
– Đi họp không chuẩn bị phần được giao nghiêm chỉnh phạt …. đồng
– Không đưa ra các nhận xét kiểu cảm tính. Các nhận xét, đánh giá, ý kiến cần phải có evidences hợp lý.
– Khi có vấn đề tranh cãi thì lấy biểu quyết của những người có mặt. Khi biểu quyết vẫn chưa giải quyết được thì nhóm trưởng sẽ quyết định. Khi đã quyết rồi thì không được càm ràm kiểu như là: “Thấy chưa, đáng lẽ chọn cách của tôi thì….”.
– Thông báo gặp nhau qua tin nhắn, nếu nhận được tin phải reply để confirm.

4. Môi trường trao đổi thông tin

Off-line:
Nên chọn những môi trường yên tĩnh và riêng tư để họp hành để tránh những nhiễu không đáng có. Ví dụ khi bạn vào 1 quán cafe họp thì bạn vừa gây phiền với những người bên cạnh trong khi các thành viên lại không tập trung do nghe nhạc, lướt web và … ngắm các em😀. Tốt nhất là chọn một phòng họp ở cty ai đó, vừa riêng tư lại vừa có đủ các phương tiện giúp ích cho việc họp như là bảng, projector…

Công cụ MindJet (www.mindjet.com) sẽ rất hữu dụng để thực hiện việc làm việc nhóm, brainstorming. Với công cụ này, chúng ta vừa có thể ghi biên bản cuộc họp dễ dàng, vừa note các ý kiến của mọi người và sau đó sắp xếp lại theo một trật tự và logic hợp lý.

On-line:

Email là phương tiện không quá hay để ta chọn để trao đổi trực tuyến, vì:
– Hiện tượng mất email (đặt biệt với các file đính kèm)
– Một số người không truy cập mail bên ngoài công ty.
– Không theo dõi được thường xuyên một chủ đề

Nên dùng những site có cấu trúc forum, cho phép upload file, gửi mail về khi có bài mới…như kiểu Googlegroup hoặc NING (cái đang dùng) để làm môi trường trao đổi online.

Có thể dùng Yahoo chat để chatting trực tuyến.

5. Những điều khó giải quyết

Cái tôi nên hạn chế khi làm việc nhóm

"Cái tôi" nên hạn chế khi làm việc nhóm

Một trong những điều khó giải quyết nhất là việc tranh cãi. Học MBA thì ai cũng có cái tôi cao, vậy phải giải quyết như thế nào?
Trong đa số tình huống chúng ta thường mắc phải trường hợp như câu chuyện “Con khỉ” như sau. Câu chuyện này có 1 anh đã kể cho chúng tôi để dạy về bài học làm việc trong một nhóm có nhiều người có cái tôi cao.

Có một người có một con khỉ trên vai. Mọi người đều attack con khỉ nhưng người có con khỉ trên vai nghĩ là họ tấn công mình. Anh ta tấn công lại và tấn công cả những con khỉ trên vai những người kia. Vậy để giải quyết mình cần làm gì? Mình cần đặt con khỉ lên trên bàn, cùng nhau đi quanh và bàn bạc cũng như bắn con khỉ xả láng. Cuối cùng người có con khỉ ban đầu mang con khỉ lên vai và mang nó về xử lý nó với tất cả ý tưởng mà anh ta đã nghe.

Khi xử lý các vấn đề phức tạp (hầu hết mọi vấn đề), mọi người hay lẫn mình đang làm gì, tìm hiểu vấn đề hay đưa ra giải pháp. Đồng thời, mọi người hay thiếu một cách cơ bản để đặt con khỉ lên bàn và cùng xem xét nó. Vấn đề ơ đây là chúng ta cùng phải hiểu là: chúng ta không nên tấn công người raise lên vấn đề, mà hãy tấn công trực tiếp vào vấn đề đó..

Vì vậy thay vì nói: Các ông/bà làm như thế này có mà ăn cám” thì nên chuyển lại là: Phương án này không ổn, vì….”. . Ở đây chủ ngữ “các ông/bà” là người mang con khỉ; còn “phương án này” là con khỉ. Chúng ta cần bắn phá “con khỉ” chứ không phải người mang nó.

6. Những điều nên làm

– Nhóm trưởng phải là người máu và rất máu, luôn luôn cho các thành viên cảm thấy mình không bao giờ hết năng lượng.
– Để khuyến khich mọi người cùng tham gia vào chuyện trao đổi nên đặt ra các câu hỏi có tính chất challenge và specific kiểu như là: “Nếu phải chọn 3 câu hỏi để hỏi khách hàng, mọi người chọn 3 câu nào?”…
– Học chán thì phải chơi. Đã chơi thì phải máu.

Một số kinh nghiệm cóp nhặt cùng chia sẽ với mọi người.

One Response

  1. Hình tượng con khỉ rất thuyết phục ạ.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: